Archivos Electrónicos.

ACTIVIDAD 3

Investigar y elaborar un resumen de los siguientes puntos 

1.Que son archivos electrónicos  


Es un sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionado el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo. 
Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de administración como de los interesados en el procedimiento.  
 
Existen 3 tendencias dentro de la administración para abordar archivo de documentos electrónicos
 
a. Implementar soluciones orientadas a automatizar la gestión de documentación en papel 
 
b. Ampliar la funcionalidad de los sistemas de Gestión Documental existentes. 
 
c. Habilitar espacios de almacenamiento de documentos digitales.


2. Valor probatorio de los documentos electrónicos 

Es frecuente que la misión del documento como soporte de información implique que no requiera más valor probatorio que el que se presuma o se alegue en las mediciones del documento. 
Sin embargo, en ocasiones, es preciso demostrar la autenticidad del documento electrónico o bien, algunas propiedades conexas, como la fecha de creación o publicación, el autor, el expedidor o el titular del documento (a los efectos de atribuirle un derecho) o bien otra información registrada en sus metadatos. 
 
La autenticidad de los documentos electrónicos se refuerza sobre la base de dos mecanismos compltfementarios: 
> La firma electrónica 
> La referencia a una base de datos documental securizada que se atribuye como de referencia para un documento dado. En la moderna normativa de administración electrónica la sede electrónica permite gestionar la referencia y el código seguro de verificación, la individualización del documento en la sede electrónica. 
 
Características  

○ El contenido: la información  
○ El contexto o metadatos: que describen el contexto administrativo y la información técnica del diseño. 
○ La estructura: la disposición lógica de los segmentos de datos y su presentación en forma de documento reconocible.  
 
Elementos de Autenticidad de los documentos electrónicos  

□ El contexto (actividad) y la estructura (software y hardware) y el contenido  (mensaje), es decir, el entorno en el cual ha sido creado el documento de acuerdo con el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental de la entidad para la cual se tendrá en cuenta los metadatos que permita demostrar su procedencia. 

□ La estructura, asociada al software y hardware necesario para su representación.

□ El contenido (mensaje), es decir, que un documento es lo que afirma ser.

□ La certeza sobre la persona que lo ha elaborado, enviado, firmado, o cuando exista evidencia respecto de la persona a quien se atribuya el documento.

□ Que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

□ El documento electrónico es verídico y no ha sido alterado  


3. Tipos de archivo electrónicos de mayor uso 

• Imagen
• Vídeo 
• Audio
• Texto
• Presentaciones
• Hojas de calculo
• Pagina Web

4. Extenciones de archivos electrónicos de mayor uso 

IMAGEN 

.BMP: archivo de mapa de bits de Windows. 

.GIF: uno de los dos formatos de archivo de gráficos preferido en la Web (el otro es .JPG). 

.ICO: archivo de gráfico de ícono. Es utilizado por Windows para lanzar una aplicación con un clic sobre el mismo.

.PCX: archivo de gráficos creado con PC Paintbrush, de Soft. Se abre teniendo instalada en Windows ésta aplicación.

.PIC: archivo de gráficos de PC Paint. 

.PSD: archivo de mapa de bits hecho con Adobe Photoshop. 

.TGA: archivo de gráficos de alta definición hecho con tarjeta de video profesional Targa. 

.WMF: sigla de Windows Metafile. Archivos que contienen información descriptiva respecto de un archivo de gráficos. 

VIDEO

.ASF, .LSF, .ASX: Archivo de secuencias de audio o video, se abre con el Reproductor Multimedia de Windows.

.AVI: archivo de película de video de Microsoft Windows. 

.MPA, .M1V, .MPG, .MPE, .MPEG: archivo de video comprimido bajo norma MPEG. Se ejecuta con el Reproductor Multimedia de Windows,

.MOV, .QT: archivo de video en formato de Quicktime. Se ejecuta con la aplicación Quicktime Player.

.RM, .RAM, .RV: archivo de video en formato propietario de Real Video. Se ejecuta con Real Player.

.DIVX: archivo de video en formato DiVX:) conocido como el MP3 del video ya que permite niveles muy altos de compresión.

AUDIO

.AU: archivo de audio comprimido bajo norma U-Law. 

.CDA: pista de audio digital de un Cd de música. Haciendo clic sobre él se lanza el Reproductor de CDs de Windows.

.MID: archivo de música MIDI (Interfase Digital de Instrumento Musical).

.MP3: archivo de audio comprimido bajo norma MPEG. 

.RA: archivo de sonido Real Audio. 

.SND: archivo de secuencia de sonido. 

.WAV: sonido de onda de Windows, se puede abrir con la Grabadora de Sonidos de Windows

TEXTO

.TXT: archivo de texto plano, sin gráficos. Se abre con cualquier editor de texto, incluido el Bloc de Notas, de Window s.

.NFO: archivo de texto plano que suele incluirse como descripción del contenido de un archivo compactado .zip.

.HTML / .HTM: archivo de hipertexto, utilizado para la publicación de contenidos en la Web.

.DIC: diccionario para procesadores de texto. Se compone de texto

plano y se abre como tal con cualquier procesador de texto.

.DOC: archivo de texto con estilo. Se genera y se abre con los

principales procesadores de texto para Window s: Microsoft Word,

WordPerfect, Display Write, WordStar.

.WRI: archivo de texto con estilo generado por el accesorio de

Window s Microsoft Write. Accesible con este programa o con

cualquier procesador de texto.

.RTF: Forrmato de archivo de texto enriquecido que permite

intercambiar texto entre distintos procesadores de texto y en distintos sistemas operativos.

PRESENTACIONES

.PPTX: Extensión de presentación estándar de PowerPoint.

.PPTM: Puede almacenar ajustes de acciones o proyectos VBA.

.POTX: Guarda archivos en el formato

.POTM: si las plantillas contienen proyectos VBA o ajustes de acciones. Las presentaciones de PowerPoint creadas para ejecutarse Como un programa adicional usan la extensión

.PPAM: Guarda diapositivas automatizadas de PowerPoint en el formtato

.PPSX: Si la diapositiva contiene un proyecto VBA.

HOJAS DE CALCULO 

XLS: Generadas mediante la aplicación Excel de Microsoft, la cual únicamente puede abrirse y modificarse mediante la aplicación Excel.

.XLSX: Corresponde a todos las hojas de cálculos o ficheros generados con la versión Excel 2007 en adelante.

.XLSM: Generados con la versión Excel 2007 en adelante los cuales incluyen macros realizadas en el lenguaje vba.

.XLSB: Fue creado con el objetivo de facilitar el proceso de compresión, guardado, apertura y funcionamiento de ficheros que contiene una gran cantidad de información.

PAGINAS WEB

.HTML: (Hypertext Markup Language) que es parte de un grupo de documentos hipertexto o recursos disponibles en el World Wide Web con un nombre de archivo asiganado

.ASP: Páginas del servidor activo (ASP) de Microsoft. Éstas son páginas web dinámicas generadas en el servidor web.

5. Programas informáticos que leen archivos electrónico de mayor uso.

• Imagen: Adobe Photoshop 
• Vídeo: Reproductor multimedia,repro ductor de video+ códec adecuado, RealAudio, QuickTime.
• Audio: Reproductor multimedia que reproduzca CD, Winamp, RealAudio 
• Texto: Microsoft Word, OpenOffice, Write 
• Presentaciones: Microsoft PowerPoint, Microsoft PowerPoint Viewer 
• Hojas de Calculo: Microsoft Excel 
• Paginas Web: Navegador para el cliente, servidor web (Microsoft IIS) para interpretarlas.

6. Funcionalidad de los archivos electrónicos. 

• Ordena de forma rápida los documento

• Favorece la conservación de los originales evitando su desgaste o deterioro

• Sirve como copia de seguridad

• Distribuye fácilmente información extensa

• Permite el acceso rápido a la información

7. Aspecto Legal de la funcionalidad de los archivos electrónicos.

En México por decreto de 8 de abril de 2003, se reformaron y 
adicionaron diversas disposiciones del Código de Comercio en materia de firma electrónica.

 Se considera Firma Electrónica, cuando: los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que es utilizada para identificar al Firmante e indicar que el Firmante aprueba la información contenida, produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio.

Firma Electrónica Avanzada o Fiable: Aquella Firma Electrónica 
que cumpla con los requisitos contemplados en las fracciones I a IV del artículo 97. Artículo 97.- Cuando la ley requiera o las partes acuerden la existencia de una Firma en relación con un Mensaje de Datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si se utiliza una Firma Electrónica.